ROZŠÍŘENÍ A MODERNIZACE IS MĚSTA MIMOŇ

Již jen poslední dny zkušebního provozu zbývají do dokončení dosud největšího dotačního projektu na rozvoj informačních systémů na našem úřadě s názvem ,,Rozšíření a modernizace informačních systémů Města Mimoň“ z dotační výzvy č. 28 z IROP, reg. Č. projektu: CZ.06.3.05/0.0/0.0/16_044/0003158. Cesta, kterou jsme se před více jak třemi lety vydali, rozhodně nebyla jednoduchá. Dosavadní zkušenosti obcí s obdobnými IT projekty poukazovaly na velkou organizační a především technickou náročnost takovýchto projektů, která vyžaduje maximální zodpovědnost všech členů realizačního týmu. Přesto jsme při zveřejnění informace o plánovaném vyhlášení výzvy na podporu elektronizace veřejné správy v roce 2015 věděli, že tuto, pro obce naší velikosti první příležitost musíme využít. Vzhledem k překotnému procesu elektronizace veřejné správy doprovázeném velkými výdaji z obecních rozpočtů to byla pro úřad výjimečná příležitost jak sladit krok s vyšším standardem elektronické vnitřní i vnější komunikace běžným u obcí vyššího typu, krajů a ministerstev. Naším cílem bylo vybudovat především kvalitní a bezpečnou základnu pro elektronické služby usnadňující přístup občana k ekonomickým a finančním informacím města, zefektivnit fungování městského úřadu a také snížit administrativní zátěž úředníků, v neposlední řadě dosáhnout větší otevřenosti úřadu vůči občanům. Podmínky vyhlášené dotační výzvy č. 28 z IROP byly zaměřeny především na pořízení softwarových informačních systémů napomáhajících zvyšování efektivity a transparentnosti veřejné správy. K instalaci a provozu těchto informačních systémů s novými funkcionalitami bylo možné jako další uznatelný výdaj připojit výdaj na pořízení nového, pro nás tak potřebného hardwaru. Nakonec se nám tak podařilo propojit výdaje na pořízení kvalitních hardwarových řešení s pořízením účelných elektronických modulů tak, aby byly naplněny podmínky zveřejněné dotační výzvy.
Od rozhodnutí zastupitelstva o podání připravené žádosti o dotaci na projekt s názvem ,,Rozšíření a modernizace informačních systémů Města Mimoň“ z IROP (výzva č. 28 Specifické informační a komunikační systémy), a to v říjnu 2016, přes konečné schválení financování projektu poskytovatelem dotace v celkové hodnotě 3.254.253,86 Kč (z toho dotace ve výši 2.766.115,78 Kč)v lednu 2017, přes vyhlášení výběrové řízení na dodavatele až k vlastní realizaci jednotlivých části projektu uběhly dva roky. Nyní v rámci zkušebního provozu dokončujeme praktickou aplikaci pěti klíčových aktivit, které studie proveditelnosti“ (povinná součást žádosti o dotaci) vyhodnotila jako nutný krok na cestě ke zvýšení kvality, transparentnosti a dostupnosti služeb na našem úřadě.

Uvedenými pěti aktivitami byly:

I. Instalace programu pro elektronickou konverzi dokumentů s integrací do spisové služby úřadu, (tj. aplikace pro rychlou a bezobslužnou centralizovanou změnu datového formátu dokumentů do formátů vhodných k dlouhodobému uložení dle nařízení eIDAS. Funkce spisové služby byly rozšířeny o možnost napojení a zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce a v rámci projektu byla pořízena rovněž interaktivní úřední deska s napojením na spisovou službu úřadu. Modul Elektronická úřední deska nám dnes umožňuje zveřejňovat velký objem dokumentů pro přehlednost rozdělených do logicky uspořádaných složek. Zakoupená aplikace vedle automatické služby nastavování dat vyvěšení a stažení dokumentu umožňuje transparentní správu informací tak, jak nám ukládá zákon.

II. Zakoupením a instalací programu pro inteligentní vnitřní i vnější ,,formulářovou komunikaci“ jsme získali důležitý nástroj digitalizace a optimalizace probíhajících procesů. Systém formulářové komunikace omezuje opakované zadávání evidovaných údajů a zvyšuje tak komfort jak pro občany při vyplňování formulářů, tak i pro úřad, který s těmito formuláři dále pracuje dle vnitřní hierarchie pracovních pozic úřadu.

III. Smyslem instalace programového nástroje pro strategické řízení bylo zavedení postupů a nástrojů ke zlepšení optimalizaci strategického plánování, řízení, vyhodnocování projektů a v neposlední řadě kontroly prostřednictvím napojení na stanovené časové a finanční indikátory.

IV. Instalací nového elektronického docházkového systému zakoupeného z výše uvedené dotace jsme dosáhli elektronizace všech evidencí pracovní doby zaměstnanců úřadu ve vazbě na užívaný program pro zpracování mezd (FLUX). Program také umožňuje sledovat pracovní doby zaměstnanců dle jednotlivých středisek, podle pracovních měsíčních listů, plánovat pracovní směny, včetně rozvrhování pracovní doby na základě písemného rozpisu směn. Systém sleduje dodržování povinných přestávky na oddech zaměstnance, automaticky generuje nárok zaměstnance na stravenku apod. Docházkový systém je založen na hierarchii rozhodovacích a schvalovacích práv a do budoucna předpokládáme jeho využití pro prokazatelnou identifikaci zaměstnanců pro ,,bezklíčové“ přístupy do jednotlivých prostor úřadu, parkovacího prostoru apod.

V. Pátým specifickým cílem projektu bylo zavedení systému pro elektronické hlasování pro jednání Zastupitelstva města, jehož nemalým přínosem je výrazné zrychlení schvalovacích procesů a samozřejmě jejich maximální transparentnost.

VI. Instalaci všech výše uváděných nových programových modulů pak umožnil nákup provozního a záložního hardwaru včetně infrastruktury SW, což bylo šestou součástí celého projektu společnou pro všech pět softwarových aktivit.

Povinná udržitelnost výše popsaného projektu je pět let a náklady na ní jsou odhadovány na 782.000,- Kč. Tyto náklady jsou povinnými výdaji obce, stejně jako 10% podíl z celkové ,,pořizovací hodnoty“ projektu.

Zbývá doplnit, že v rámci povinné 10% spoluúčasti našeho města na financování projektu byla zakoupena koncová hardwarová zařízení jako je samotný panel elektronické úřední desky či docházkové terminály. V neposlední řadě pak z toho ,,podílu“ byly hrazeny i výdaje na specializované odborné administrativní úkony jako je zpracování Studie proveditelnosti a administrace veřejné zakázky.

Mgr. B. Tvrzníková, tajemnice úřadu